4. Restanse, 5. Saksbehandling og 7. Godkjenning.

  Utskriftsvennlig versjon

4. Restanse og saksbehandling

 

Etter skanning og journalføring gjøres dokumentene tilgjengelig via ePhorte. Ingen originaldokumenter utleveres.

All skriftlig saksbehandling utføres i ePhorte. Det er ikke anledning til å skrive brev i f.eks. Word og sende dette ut på vegne kommunens vegne.

Alle saksbehandlere har ansvar for å følge opp saksdokumenter med restanse ved å utføre søket Mine restanser. Når saksbehandler har mottatt et dokument til behandling, starter selve saksbehandlingen.

 

Restanser og avskriving

Når saksbehandler mottar en journalpost (JP) som krever oppfølging, kalles dette en restanse og det settes et oppfølgingsflagg på journalposten. All inngående post må følges opp av mottaker og det samme gjelder for mottakere av notater (dokumenttype N).

Restansen oppheves ved å avskrive journalposten.

Det er også anledning til å opprette en restanse på utgående journalposter for å markere at dokumentet krever oppfølging. En kan selv velge om restanseflagg skal settes på utgående journalposter.

Følgende avskrivingsmåter kan benyttes:

  1. *** = Midlertidig svar. Skal benyttes når det er gitt et foreløpig svar i form av en utgående post. Avskrivingmåten innebærer at restansen oppheves.
  2. BU = Utgående brev. Skal benyttes når det er gitt et endelig svar i form av en utgående post. Avskrivingmåten innebærer at restansen oppheves.
  3. NN = Nytt notat. Skal benyttes når det er gitt endelig svar svar i form av et internt dokument. Avskrivingmåten innebærer at restansen oppheves.
  4. TE = Til etterretning. Posten avskrives ved å ta den til etterretning.
  5. TO = Til orientering. Posten avskrives ved å ta den til orientering.
  6. TLF = Avskrevet pr telefon. Posten avskrives ved å at svar er gitt pr telefon.
  7. SA = Sak avsluttet. OBS! Denne avskrivingmaåten skal benyttes kun når saksmappa avsluttes.
 

4. Avskrive restanser

 

1. Direkte avskriving av journalpost

Det er mulig å avskrive poster direkte ved å ta det til etterretning eller registrere at svar er avgitt pr telefon eller lignende. Gå fram på følgende måte for å avskrive en journalpost direkte hvor det er regisrert en mottaker:

  • Utfør søket Mine restanser
  • Finn den journalposten som en ønsker å avskrive
  • Velg avskrivingmåte og eventuelt tilføy en merknad og trykk OK.
  • Velg Besvar/Avskriv og avskriv JP.

2. Direkte avskriving av en intern journalpost

  • Søk fram journalposten som du ønsker å avskrive
  • Åpne fanen Interfne mottakere/avskriving
  • Fra hurtigmenyten på raden med interne mottakere skal du velge Avskriv
  • Velg avskrivingsmåte, skriv eventuelt en merknad og trykk OK.

3. Svare på inngående post med en ny utgående post

  • Søk fram journalposten som skal besvares
  • Hvis det skal svares på flere inngående poster, kan en åpne saksmappa og markere de inngående postene som skal besvares
  • Velg Besvare/avskrive
  • Velg Svar med utgående post for å svare med et tekstdokument. Alternativt velg Svar med enkel e-post.
  • Velg Svar med notat for å besvare med et mottatt notat med et nytt notat.
  • Lag en beskrivende tittel på svardokumentet
  • Velg Lagre og nytt dokument eller Lagre hvis det er behov for å registrere f. eks. flere eksterne mottakere eller interne kopimottakere
  • De videre steg utføres som for nytt utgående brev

4. Svarbrev adressert til en annen mottaker

Svarbrev adressert til en annen mottaker enn den som er registret som avsender av den inngående posten; gå fram på følgende måte:

  • Velg Besvar/avskriv og Svar på brev fra hurtigmenyen
  • Sett inn en beskrivende tittel på svardokumentet
  • Endre/overskriv forslag til mottaker
  • Angi som svar på ingående

5. Utgående post avskriver en eller flere inngående poster i ettertid

Denne situasjonen kan primært oppstå hvis saksbehandler ikke har brukt Svar på journalpost -funksjonen når den utgående journalposten ble opprettet. Det må være samsvar mellom mottaker av det utgående brevet og avsendere av de inngående brevene som utløste restansen for at avskrivningskoblingen skal oppdateres korrekt. Gå frem på følgende måte for å angi at en utående post avskriver en inngående post:

  • Fra hurtigmenyen på den utgående posten velges Funksjoner, Angi som svar og Inngående
  • Under fanen Besvarer gjør du oppslag og velger de(n) inngående posten som skal avskrives og velg Lagre

6. Restanse på utgående journalposter

Det er mulig å angi at en utgående journalpost krever oppfølging og skal avskrives av en inngående post. Dette gjøres ved å sette kryss i feltet Har restanse. Det må være være samsvar mellom avsendere av det inngående brevet og mottakere av det utgående brevet som utløste restansen for at avskrivingskoblingen skal oppdateres korrekt.

Gå fram på følgende måte måte for å angi at en inngående post avskriver en utgående post:

  • Fra hurtigmenyen på den inngående posten velger du Funksjoner, Angi som svar og Utgående
  • Under fanen Besvarer gjør du oppslag og velger de(n) utgående posten som skal avskrives og velg til slutt Lagre
 

Ut-/innsjekking av dokumenter

Alle med tilgang kan lese og skrive i dokumenter som ligger i det sentrale dokumentlageret i ePhorte.

For å unngå at flere saksbehandlere skriver det samme dokumentet samtidig må dokumentet sjekkes ut av dokumentlageret og flyttes over til den enkelte saksbehandlers arbeidsområde på disken. Dette betyr at dokumentet låses for overskriving av andre enn den som har sjekket ut dokumentet.

Etter redigering må dokumentet sjekkes inn igjen, slik at det blir tilgjengelig for alle med tilgang. Det er også nødvendig å sjekke inn igjen for å få avsluttet et dokument.

Det kan være behov for å kontrollere om en har tekstdokumenter som er sjekket ut, kan en utføre søket Utsjekkede dokumenter fra venstre menyen. Evt. utsjekkede dokumenter kan nå merkes og sjekkes inn ved å velge Sjekk inn fra hurtigmenyen.

 

Sende post til godkjenning

Dokumneter kan sendes til godkjenning før ekspedisjon til mottaker eller videre møtebehandling.

Gå fram på følgende måte for å sende et dokument til godkjenning:

  • Velg Send til godkjenning i hurtigmenyen for journalposten
  • I skjemaet kan det registreres en oppgavebeskrivelse. Under fanen Eier kan en søke fram og velge den eller de som skal godkjenne posten. Velg Lagre.
  • Det vil nå bli opprettet oppgave(r) tilordnet den eller de som skal godkjenne dokumentet i valgt rekkefølge.
  • Hvis en deltaker ikke godkjenner dokumentet, avbrytes flyten og du får dokumentet i retur.
  • Hvis alle oppgavemottakere godkjenner ditt konsept, kan saken ferdigstilles.