|
Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Alle som fatter vedtak og tar avgjørelser som har betydning for organisasjonen eller enkeltpersoner (i eller utenfor organisasjonen) regnes her som saksbehandlere. Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir registrert og lagret i arkivet. Saksbehandlerne skal derfor:
- Kontrollere at mottatte brev er stemplet og registrert av arkivtjenesten. Dette gjelder også faks og e-post. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er stemplet og journalført.
- Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for stempling og journalføring.
- Ha ansvaret for at all sakspost som produseres, blir journalført. Dokument (utgående brev og interne notat) som saksbehandler skriver og ekspederer selv, skal sendes arkivet for journalføring og lagring. Disse reglene er formatuavhengige og gjelder også faks, e-post og alle andre forsendelser (f.eks. SMS).
- All saksbehandling skal skje i skolens sak-/arkivsystem Public 360 (heretter 360), eventuelt i aktuelt fagsystem. Saksbehandler skal selv registrere utgående brev og ferdigstille dette, men endelig journalføring autoriseres av arkivtjenesten .
- Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 2 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
|
|