|
Kommunen har et felles edb-basert sak-/arkivsystem ePhorte. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i ePhorte, med unntak av personsensitive saker som etter Datatilsynets retningslinjer skal føres i lukket fagsystem . ePhorte har en felles database for journalføring og et felles elektronisk arkiv for de dokumentene som blir produsert internt. Kommuneadministrasjonen har felles elektronisk sak/emnearkiv og papirbaserte objektarkiv. Det felles arkivet skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i kommunen. Sak-/arkivsystemet ePhorte har en journalenhet med flere arkivdeler. Enheter som har personregister som krever særlig sikring mot innsyn skal fungere som egne journalenheter for sine edb-baserte fagsystem. Disse fagsystemene, med de tilhørende manuelle klientarkivene, er likevel en del av organets felles arkiv. Hver selvstendige enhet fungerer som arkivskapere for sine arkiver der disse ikke er knyttet opp i ePhorte. |