Rutiner og prosedyrer

Rutiner - generelt

Rutinedelen er inndelt i fire underkategorier. Disse er:

Daglige rutiner: Beskriver den daglige postgangen i organisasjonen, fra post kommer inn, til den blir behandlet og deretter ekspedert.

Periodiske rutiner: Beskriver rutiner som ikke blir utført daglig, men periodevis. Det vil f.eks vere rutiner som periodisering, arkivavgrensing, restanseoppfølging o.l.

Spesialrutiner: Beskriver tiltak for særskilte hendelser, f.eks ved brann, oversvømmelse, soppangrep o.l. samt rutiner som gjelder spesielle arkivdeler.

Kvalitetssikring: Har som hovedfunksjon å automatisere og dokumentere ulike kvalitetssikringsoppgaver i organisasjonen.

Forskjellen på regler - etter emne og rutiner/prosedyrer: Regler sier noe om hva du skal/ikke skal gjøre og rutiner/prosedyrer forteller hvordan du utfører oppgavene.

Arkivtjenestens ansvar for rutiner

Arkivleder har ansvar for å oppdatere :

  • rutiner i arkivplanen
  • brukerveiledninger for sak-/arkivsystemet

Postmottak

Alstahaug kommune har et felles postmottak

Dette betyr at arkivverdig post som ytre enheter mottar direkte skal leveres til felles postmottak på rådhuset for skanning og registrering. Dersom enheten har mulighet til selv å skanne mottatt dokument til eget sikkert filområde, skal enheten gjøre det etter reglement for (ev. oppretting av sak) 

 
Elektronisk mottatt post skal behandles som vanlig post

Slik post skal derfor vurderes etter de samme kravene som papirpost.

Hvis e-post blir ettersendt i original fra avsender, skal dette dokumentet erstatte tidligere innskannet dokument.

Mottak av elektroniske skjema

Så langt det er hensiktsmessig skal elektroniske skjema bli mottatt i e-postmottaket post Alstahaug

Elektroniske skjema registreres av arkivet.

Laster...