Rutiner og prosedyrer

Rutiner - generelt

Rutinedelen er inndelt i fire underkategorier. Disse er:

Daglige rutiner: Beskriver den daglige postgangen i organisasjonen, fra post kommer inn, til den blir behandlet og deretter ekspedert.

Periodiske rutiner: Beskriver rutiner som ikke blir utført daglig, men periodevis. Det vil f.eks vere rutiner som periodisering, arkivavgrensing, restanseoppfølging o.l.

Spesialrutiner: Beskriver tiltak for særskilte hendelser, f.eks ved brann, oversvømmelse, soppangrep o.l. samt rutiner som gjelder spesielle arkivdeler.

Kvalitetssikring: Har som hovedfunksjon å automatisere og dokumentere ulike kvalitetssikringsoppgaver i organisasjonen.

Forskjellen på regler - etter emne og rutiner/prosedyrer: Regler sier noe om hva du skal/ikke skal gjøre og rutiner/prosedyrer forteller hvordan du utfører oppgavene.

Arkivtjenestens ansvar for rutiner

Arkivleder har ansvar for å oppdatere :

  • rutiner i arkivplanen
  • brukerveiledninger for sak-/arkivsystemet

Postmottak

Alstahaug kommune har et felles postmottak

Dette betyr at arkivverdig post som skal til ytre enheter blir skannet og registrert i ESA. Dersom ytre enheter mottar post direkte skal ytre enhet selv skanne posten og registrere den i ESA. Når ytre enhet oppretter ny sak eller journalpost, skal det gjøres elektronisk, i ESA.

Hvis e-post blir ettersendt i original fra avsender, skal dette dokumentet erstatte tidligere innskannet dokument.

Mottak av elektroniske skjema

Så langt det er hensiktsmessig skal elektroniske skjema bli mottatt i e-postmottaket post Alstahaug

Elektroniske skjema registreres av arkivet.

Laster...