Utskriftsvennlig versjon

Daglige post- og arkivrutiner

Postmottak

 

Utskriftsvennlig versjon

Alstahaug kommune har et felles postmottak

Dette betyr at også arkivverdig post - som ytre enheter mottar direkte - skal leveres til felles postmottak på rådhuset - for skanning og registrering.

Levering kan skje på to måter:
1. Levering i konvolutt via budruta
Dette gjelder ikke pasient- og personopplysninger som kommer inn under bestemmelsene for "Elektroniske pasient- og personopplysninger registreres i egne fagsystem".

Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post

Slik post skal derfor vurderes etter de samme kravene som papirpost.

Hvis telefaks eller e-post blir ettersendt i original fra avsender, skal dette dokumentet erstatte tidligere innskannet dokument.

Stempling av mottatt papirpost

Alle inngående dokumenter skal stemples med kommunenavn og dato, før dokumentene skannes.

Mottak av e-post

Se eget dokument " E-post"

Mottak av elektroniske skjema

Så langt det er hensiktsmessig - skal elektroniske skjema bli mottatt i postmottaket.

Elektroniske skjema registreres av arkivet.

Laster...