| Arkivforskriften fastsetter i § 1 plikt til å føre journal. I journalen føres all sakspost, også den som er unntatt offentlighet. Derfor skal journalen kun være tilgjengelig for autoriserte brukere. For at all sakspost skal fanges opp i journalen er det vesentlig at saksbehandling ikke foregår via tekstbehandlingsprogrammer eller e-post. All saksbehandling skal derfor foregå enten i sak-/arkivsystemet eller i fagsystem. Hensikten med ensartede rutiner og felles saksbehandlingssystem er at alle dokumenter som tilhører samme sak skal være samlet og tilgjengelig i kommunearkivet. Arkivet har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Journalføring av dokumenter kan utføres på ulike måter. Kvalitetssikring på høyeste nivå: - Ta frem JP - Sjekk adressat - Sjekk tilgangskoder - Sjekk om dokumentet er der, se etter vedlegg - Sjekk klassering, - sjekk om saken er under behandling Alle dokumenter som er unndratt offentlighet skal under journalføring sjekkes på strengeste måte. Eksempler: - Elev/barn - Personalsaker - Klientsaker - Barnevernssaker - Startlån - Kommunale boliger - Økonomisk rådgivning - Regnskapskontroller Enkel kvalitetssikring - Hak ut JP uten nærmere kontroll
|