Formål, målsetting og mandat

Formålet, målsetting og mandat med arkivplanen

Arkivplanen som strategi- og styringsdokument skal sikre at Alstahaug kommunes arkivansvar etter arkivlovens § 6 blir ivaretatt:

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Arkivplanen er en del av Alstahaug kommunes planverk, og formålet med planen er å dokumentere og kvalitetssikre arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Alstahaug kommunen. Arkivverket og arkivloven sørger for å ivareta arkivet som en nasjonal hukommelse, og setter våre kommunale dokumenter inn i denne sammenhengen. Arkivloven sier at saker og dokumenter som har vesentlig kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, skal bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden.

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Alstahaug kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene.

Arkivplanen skal være et verktøy for å sikre at Alstahaug kommune utfører sitt arkivarbeid i henhold til gjeldende lover, forskrifter og instrukser. Den skal være et internt oppslagsverk med oversikt over hvordan arkivet er bygget opp, hva det inneholder og hvor det ev. er plassert fysisk. Arkivplanen skal inneholde en samlet oversikt over gjeldende lovverk, egen organisasjon, interne rutiner for dokumentbehandling og arkivarbeid, og den skal være et arbeidsverktøy for både ledere, saksbehandlere, merkantile medarbeidere og arkivarer.

• Arkivplanen skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn
• Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikringen
• Arkivet skal være en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

Virkeområde

Arkivplanen skal gjelde for alle enheter og tjenesteområder i Alstahaug kommune. Dette gjelder også for de fagområdene som bruker andre fagsystem enn ESA til journalføring, saksbehandling og arkivering.

Arkivloven sier at Alstahaug kommune er ett organ og har ett arkiv.

Oppdatering av arkivplanen

Arkivplanen for Alstahaug kommune skal vedlikeholdes og ajourføres kontinuerlig. Den skal arkiveres i ESA, versjonsoppdateringer skal og arkiveres. Nyeste versjon av arkivplanen skal være tilgjengelig i kommunens kvalitetssystem Compilo.