Regler - generelt

  Utskriftsvennlig versjon
  1. Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.
  2. Hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere.
  3. Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post.
  4. Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering.
  5. Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter.
  6. Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen.

 

1. Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner

Arkivlederen har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. Dersom IT-tjenesten skal gi eller endre tilgang, må dette skje i samråd med arkivleder

 

2. Hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere

Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

  • adgang til å opprette journalposter og dokumenter
  • adgang til funksjoner for registrering og retting (eks. endre saksansvarlig innenfor hele organisasjonen)
  • adgang til å registrere merknader
  • adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
  • fordele innkommen post (ufordelt post) til saksbehandlere
  • rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker innen egen enhet

Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

  • adgang til å opprette journalposter og dokumenter
  • adgang til funksjoner for registrering og retting
  • adgang til å registrere merknader
  • adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
  • rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler.
  • adgangen til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte.
  • alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter er begrenset til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter med tilhørende dokumenter hvor vedkommende er saksbehandler.

3. Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post

Mottak:

Orkdal kommune har ett sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Som all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten her og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Når saksbehandleren mottar e-post direkte (utenom det sentrale e-postmottaket), plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Er saksbehandleren i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Dersom e-posten er arkivverdig, må e-posten straks registreres, enten av saksbehandler eller at e-posten videresendes til arkivet for registrering. Saksbehandler har plikt til å vurdere om e-posten må anses som arkivverdig eller ikke.

Sending:

Saksdokumenter kan sendes på e-post hvis det ikke er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrer dette. Saksbehandler plikter da å journalføre e-posten før utsendelse. Arkivverdig e-post som sendes fra Orkdal kommune skal være utformet som et offentlig dokument og inneholde kommunens logo, arkivkode, journalnummer, løpenummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument. Saksbehandler har plikt til å vurdere om e-posten må anses som arkivverdig eller ikke. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes som e-post, med mindre det benyttes kryptering.

4. Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering

Hver natt konverterer serveren automatisk saksdokumentene som dagen før har fått status J til riktig arkivformat. IT-tjenesten må hver morgen kontrollerer om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til arkivtjenesten hvis det ikke er tilfellet.

5. Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter

Arkivtjenesten har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Etter at dagens post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene inn omgående. Her følges rutinene for bunkeskanning/enkeltskanning i brukerveiledningen til Ephorte. Når skanningen er ferdig, registrerer arkivtjenesten den innkomne posten i arkivsystemet. Dernest kontrolleres følgende:

  • at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
  • at alle sider er kommet med på hvert dokument
  • at skanningen kvalitetsmessig er god nok
  • at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger

Etter at kontrollen er gjennomført kan eventuelt annen ikke arkivverdig post skannes.

OCR-versjoner kan aldri utgjøre arkiveksemplaret av et skannet dokument.

6. Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen

Registreringen:

Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller et internt dokument er fedigstilt. Kvalitetssikringen går bl.a. ut på at følgende kontrolleres:

  • at journalposten er knyttet til riktig sak
  • at eventuell avskrivning er utført
  • at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
  • ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres

Arkiveringen:

IT-tjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:

  • backup-rutinene beskrevet under § 3-2 punkt 5 skal følges
  • sikkerhetskopiene lagres på enheter som er fysisk adskilt (annet lokale) fra enheten der Ephorte-basen er lagret. Lokalene som benyttes til oppbevaring av server og sikerhetskopier skal være godkjent for dette formålet.
  • kun godkjente arkivformater skal benyttes
  • kun godkjente lagringsmedium skal benyttes

Dersom det oppstår problemer, må arkivtjenesten straks kontaktes.