|
Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette innebærer å etablere en depottjeneste for eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Depottjenesten er ansvarlig for å holde oversikt og kontroll med avlevert materiale og for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver. Kommunen har som plan at Interkommunalt Arkiv Nordland skal overta oppgaven som depot for eldre og avsluttede arkiv. Ved en slik ordning vil kommunen fortsatt ha eiendomsretten til det avleverte materialet. Interkommunalt Arkiv Nordland vil bli ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen vil reguleres av en egen avtale mellom kommunen og Interkommunalt Arkiv Nordland. Inntil en slik ordning er på plass, gjelder følgende: Ansvaret for depottjenesten, herunder vedlikehold av systematikk og orden i depotarkivet, ligger i kommunen hos arkivleder. Retningslinjer for avlevering til arkivdepot vil bli utarbeidet av depotansvarlig og tatt med som vedlegg i arkivplanen. Inntil den er utarbeidet henvises det til: Avlevering til arkivdepot skal normalt gjennomføres 25-30 år etter at arkivet gikk ut av aktiv bruk. Enheter som ønsker å avlevere til depot må kontakte depotansvarlig i god tid før avleveringen. Avleveringen skal omfatte evt. møtebøker, kopibøker, postjournal, saks- og spesialarkiv fra minst en arkivperiode. Materialet skal være ordnet i arkivserier. Når arkiv blir avlevert til depot, skal det følge med avleveringslister. Avleveringslistene skal inneholde opplysninger om arkivskaper og innholdet i avleveringen. Som minimum skal en ha med en oversikt over arkivserier og arkivstykke i hver serie (protokoll eller arkivboks). Arkivstykkene skal være merket med arkivskapernavn og årstall. Det administrative ansvaret for avlevert materiale blir overført fra arkivskaperen til depotet. Veileder for avlevering av papirarkiv: http://www.arkivinordland.no/_f/p61/i921c36ae-34e1-4079-9673-a785ac53d2f8/veiledning-for-avlevering-av-papirarkiv-2018-16180-utskrift.pdf Avleveringliste for papirarkiv: http://www.arkivinordland.no/avlevere-arkiv/ Avlevering av personregistre De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Interkommunalt Arkiv Nordland normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se: http://www.arkivinordland.no/for-kommunene/tjenester/personregister/ Avleveringsliste for personarkiv: https://admin-alstahaug.arkivplan.no/content/edit/181826/3/nor-NO
|