|
Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Minimumskravene til arkivdepot er at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiv blir plassert et sted, at man har de nødvendige lokaler for å oppbevare arkivene, og at det etableres rutiner for å følge kravene i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Depottjenesten er ansvarlig for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver. For innsyn i nyere arkiver, se: Innsyn offentlig journal. Kommunen har vedtatt at Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder skal overta oppgaven som depot for eldre og avsluttede arkiv. Ved en slik ordning vil kommunen fortsatt ha eiendomsretten til det avleverte materialet. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder vil bli ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen vil reguleres av en egen avtale mellom kommunen og Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder. Inntil en slik ordning er på plass, gjelder følgende: Ansvaret for depottjenesten, herunder vedlikehold av systematikk og orden i depotarkivet, ligger hos faglig leder av arkivdepotet. Retningslinjer for avlevering til arkivdepot vil bli utarbeidet av faglig leder og tatt med i arkivplanen. Inntil den er utarbeidet, henvises det til: Avleveringsbestemmelser depot. De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se: Avlevering av personregistre. |