Utskriftsvennlig versjon

Noark 5

Noark 5 er en standard for dokumentasjonsforvaltning og arkivdanning. Den stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet, og er pålagt for journalføring og arkivering av elektroniske saksdokumenter i offentlige organ.

Hvordan skal Noark 5 brukes?

Det er viktig å skille mellom når man må, bør, kan eller ikke bør forholde seg til Noark.

Utgangspunktet for utvikling eller anskaffelse av et nytt system bør ikke være «vi trenger et Noark-system.» Man bør først avklare og definere behovet som utløser at man trenger et nytt system, og man bør som hovedregel ta utgangspunkt i brukernes behov. Hva skal systemet brukes til, hvilke oppgaver skal det løse (type prosesser), og hvilken informasjon skal fanges som dokumentasjon på aktivitetene i disse prosessene.

Før anskaffelse av et Noark 5-system det lages en kravspesifikasjon.

Noark 5 spesifiserer ikke et fullstendig system, og det gir derfor ingen mening å be om at alle obligatoriske krav oppfylles.

Noark 5 stiller dermed større krav til den som skal bestille et system, men samtidig gir den større frihet enn det Noark-4 gjorde.

Standardens formelle virkeområde er journalføringsplikten. Men den skal også kunne brukes for andre typer arkivdanning hvor dokumentene best lar seg bevare i en mappestruktur, og hovedprinsippet for «ordning» er kronologi. Dette er en videreføring av journalføringstradisjonen i norsk offentlig forvaltning, men generalisert til å passe for andre typer dokumentasjon av transaksjoner også.

I prosessen med å anskaffe eller utvikle en løsning med et Noark-arkiv, skal standarden brukes for å definere krav til hvordan dokumentasjonen skal fanges, forvaltes, bevares og avhendes.

Noark 5 standardiserer autentisitetsstøttende metadata, den angir regler for integritetssikring gjennom krav til fangst og frys av dokument og metadata, og den definerer et uttrekksformat for ivaretakelse av tilgjengelighet over tid.

En Noark 5-registrering (som tilsvarer det engelske record, som i norske ISO-versjoner er oversatt til dokumentasjon) utgjør en standardisert byggekloss i en arkivløsning, som bør suppleres med virksomhetens egne behov for dokumentasjonskrav. Trenger man metadata utover det standarden definerer må man finne ut av hvordan disse eventuelt skal bevares, enten som en del av Noark-uttrekket (som virksomhetsspesifikke metadata) eller på siden av dette, som et eget arkivuttrekk.

https://www.arkivverket.no/forvaltning-og-utvikling/noark-standarden/noark-5/noark5-standarden

Laster...