|
Formål Denne rutinen skal gi en ramme for behandling av innsynskrav og en felles forståelse av premissene for innvilgelse av innsyn. Det er viktig å merke seg at det ikke skal gis innsyn i dokumenter som ikke er ekspedert/ikke er ferdigstilt (under arbeid) i ESA, eller dokumenter som er unntatt offentlighet.
Omfang/virkeområde Offentleglova stiller krav til at kommunen skal føre en offentlig journal etter reglene i arkivforskriften. Det vil si at alle saksdokumenter som er mottatt inn til eller sendt ut av kommunen, og som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, skal journalføres. I tillegg skal kommunen behandle innsynskrav konkret, selvstendig og uten ugrunnet opphold. Kommunen skal ikke forskjellsbehandle sammenlignbare saker, ikke vurdere årsak til innsynskravet, eller gi enkelte aktører enerett til informasjon. Samtidig skal kommunen bevare taushet om opplysninger som er taushetsbelagt i lov eller i medhold av lov. Ansvar Arkivet mottar de fleste innsynsbegjæringer elektronisk via innsynsløsningen på www.alstahaug.kommune.no. Dersom saksbehandler mottar innsynsbegjæring direkte skal denne oversendes arkivet for behandling og journalføring i egen sak. Arkivet skal konferere med saksbehandler dersom det er tvil om hvorvidt det skal gis helt eller delvis innsyn. Allmenhetens rett til innsyn i saksdokumenter. Offentleglova setter klare krav til hvilke innsynsrettigheter offentligheten har i forvaltningsorganenes dokumenter. Alle saksdokumenter som kommer inn til eller blir framlagt for et offentlig organ, eller dokumenter som organet selv har opprettet, er offentlige og åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift. Inngangsporten til saksdokumentene er organets postjournal. Offentlig postjournal for Alstahaug kommunes sentraladministrasjon publiseres digitalt på www.alstahaug.kommune.no. Av kvalitetssikringshensyn er det lagt inn en dags forsinkelse fra postlisten er produsert til den offentliggjøres på nettet. Loven skiller mellom å unnta hele dokumenter og adgang til å unnta opplysninger fra offentlighet. Saksdokumenter eller opplysninger som er unntatt offentlighet skal vurderes med henblikk på offentlighet hver gang noen ønsker innsyn. Når det er anledning til å gjøre unntak fra innsyn basert på hjemmel i lov eller forskrift, skal kommunen likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn, jf. prinsippet om meroffentlighet: Innsyn bør gis dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak. Innsynskrav må gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. Innsynskrav for en ubestemt periode eller en ubestemt rekke saker vil bli avvist. Behandling av krav om innsyn Krav om innsyn skal avgjøres så raskt som mulig. Det betyr vanligvis samme dag eller innen 1-3 arbeidsdager. Det vil si at at et innsynskrav skal være behandlet senest innen 5 virkedager etter at kravet er mottatt. Dersom vedkommende som har framsatt kravet ikke har fått svar innen fem virkedager er dette å anse som et avslag etter Offentleglova § 32 andre ledd. Det kan være nødvendig å gi et foreløpig svar til den som har bedt om innsyn dersom man ser at fristen ikke kan overholdes. Midlertidige svar skal journalføres i sak-arkivsystemet. Et eventuelt avslag på innsynskravet skal være skriftlig og begrunnet med lovhjemmel for avslaget, samt ledd, bokstav eller nummer. Dersom Offentleglova § 13 er grunnlag for avslaget skal det også henvises til hvilken lovhjemmel som pålegger taushetsplikt. Dersom avslaget er bygget på forskrift må det opplyses om dette, og hvilke punkter som er lagt til grunn. Avslaget skal også opplyse om klageadgang og klagefrist. Den som har begjært innsyn og fått avslag kan innen tre uker etter å ha mottatt avslaget, kreve en nærmere begrunnelse, jf. Offentleglova § 31, andre ledd. Forvaltningsorganet skal da gi en slik begrunnelse snarest mulig og senest innen ti arbeidsdager. |