Glemt Passord?

Elektroniske barne- og elevmapper

Elektroniske barne- og elevmapper opprettes ved den enkelte  barnehage eller skolen når barnet/eleven begynner i barnehagen eller på skolen, i 1. klasse eller ev. senere ved tilflytting til kommunen. Mappen følger eleven til eleven er ferdig med grunnskolen, se pkt om overganger.

Saksnavn

Barne- og elevmappen opprettes i saksbehandlingssystemet, og registreres slik: 

Sakstittel, linje 1: Elevmappe for:

Sakstittel, linje 2: Elevens fulle navn, fornavn og etternavn, fødselsdato dd.mm.åååå

Sakstittel linje 2 skal skjermes - dette gjøres under gradering, velg E og nødvendige paragrafer mm legger seg inn på rett plass. Kryss av for Skjerm alle. Skjermede opplysninger farges rosa. 

Elevsak, tilgang -elev/skole, hvem som skal ha tilgang

Det meste av innholdet i en barne- og elevmappe skal unntas fra offentlighet, vær obs på hvilke dokumenter - eller opplysninger i dokumentet som skal skjermes.

Innhold i elevmappe

  • Alle enkeltvedtak, herunder vedtak etter kap. 5 og 9 i Opplæringslova
  • Individuelle opplæringsplaner IOP
  • Henvisning til PPT
  • Pedagogiske rapporter
  • Sakkyndig vurdering
  • Referat fra ansvarsgruppemøter
  • Melding til barnevernet
  • Fritak fra undervisning (utover opplæringsloven)
  • Dokumentasjon vedrørende bortvisning
  • Fritak fra nasjonale prøver
  • Skademelding
  • Vedtak om særskilt språkopplæring
  • Møtereferater som gir dokumentasjon for videre oppfølging av eleven
  • Vitnemål legges i elevmappe når eleven går ut av 10. klasse.

Innhold i barnemappe

  • Alle enkeltvedtak, herunder vedtak etter § 19 i Barnehageloven
  • Individuelle utviklingsplaner
  • Henvisning til PPT
  • Pedagogiske rapporter
  • Sakkyndig vurdering
  • Melding til barnevernet
  • Referat fra ansvarsgruppemøter
  • Skademelding
  • Møtereferater som gir dokumentasjon for videre oppfølging av barnet

Tilgang

Det er kun ansatte med tjenestelig behov som gis tilgang til innholdet i barne- og elevmappene. Lærere gis tilgang etter behov. Tilgangsbegrensning mellom skolene styres ved hjelp av "administrativ enhet" i sak/- arkivsystemet. Innenfor skolen skal som et minimum følgende ansatte ha generell tilgang: -

- Virksomhetsleder/rektor

- Merkantilt ansatt

Innsyn

Krav om innsyn i en elevmappe behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 18-20, etter innsynsbestemmelsene i personvernforordningen, artikkel 15 (GDPR) og i personopplysningsloven §§ 16-17. Eleven har som hovedregel rett til innsyn i sin elevmappe, det samme gjelder foresatte. Ved vurdering av innsyn bør virksomheten kreve skriftlig henvendelse fra elev/foresatte/fullmektig. Virksomheten kan på forhånd oversende saksliste hvor innsynsbegjærer kan krysse av for hvilke saker det ønskes innsyn i. Lage eget skjema, jfr IKA Kongsberg???

Overganger i grunnskolen

Elevmappene i kommunen regnes som organspesifikke mapper, og kan dermed følge eleven ved flytting til annen skole i kommunen og ved overgang til ungdomstrinnet. Virksomhetsleder/rektor har ansvar for at det ved overgang til ungdomstrinnet vurderes om hele eller deler av elevens mappe er uten videre interesse, og dermed unntas overføring ved hjelp av tilgangsstyring.  Elevdokumentasjon vil i all hovedsak unntas etter § 13 i offentlighetsloven og § 13 1.ledd i forvaltningsloven.