|
Elektroniske barne- og elevmapper opprettes ved den enkelte barnehage eller skolen når barnet/eleven begynner i barnehagen eller på skolen, i 1. klasse eller ev. senere ved tilflytting til kommunen. Mappen følger eleven til eleven er ferdig med grunnskolen, se pkt om overganger. Saksnavn Barne- og elevmappen opprettes i saksbehandlingssystemet, og registreres slik: Sakstittel, linje 1: Elevmappe for: Sakstittel, linje 2: Elevens fulle navn, fornavn og etternavn, fødselsdato dd.mm.åååå Sakstittel linje 2 skal skjermes - dette gjøres under gradering, velg E og nødvendige paragrafer mm legger seg inn på rett plass. Kryss av for Skjerm alle. Skjermede opplysninger farges rosa. Elevsak, tilgang -elev/skole, hvem som skal ha tilgang Det meste av innholdet i en barne- og elevmappe skal unntas fra offentlighet, vær obs på hvilke dokumenter - eller opplysninger i dokumentet som skal skjermes. Innhold i elevmappe
- Alle enkeltvedtak, herunder vedtak etter kap. 5 og 9 i Opplæringslova
- Individuelle opplæringsplaner IOP
- Henvisning til PPT
- Pedagogiske rapporter
- Sakkyndig vurdering
- Referat fra ansvarsgruppemøter
- Melding til barnevernet
- Fritak fra undervisning (utover opplæringsloven)
- Dokumentasjon vedrørende bortvisning
- Fritak fra nasjonale prøver
- Skademelding
- Vedtak om særskilt språkopplæring
- Møtereferater som gir dokumentasjon for videre oppfølging av eleven
- Vitnemål legges i elevmappe når eleven går ut av 10. klasse.
Innhold i barnemappe
- Alle enkeltvedtak, herunder vedtak etter § 19 i Barnehageloven
- Individuelle utviklingsplaner
- Henvisning til PPT
- Pedagogiske rapporter
- Sakkyndig vurdering
- Melding til barnevernet
- Referat fra ansvarsgruppemøter
- Skademelding
- Møtereferater som gir dokumentasjon for videre oppfølging av barnet
Tilgang Det er kun ansatte med tjenestelig behov som gis tilgang til innholdet i barne- og elevmappene. Lærere gis tilgang etter behov. Tilgangsbegrensning mellom skolene styres ved hjelp av "administrativ enhet" i sak/- arkivsystemet. Innenfor skolen skal som et minimum følgende ansatte ha generell tilgang: - - Virksomhetsleder/rektor - Merkantilt ansatt Innsyn Krav om innsyn i en elevmappe behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 18-20, etter innsynsbestemmelsene i personvernforordningen, artikkel 15 (GDPR) og i personopplysningsloven §§ 16-17. Eleven har som hovedregel rett til innsyn i sin elevmappe, det samme gjelder foresatte. Ved vurdering av innsyn bør virksomheten kreve skriftlig henvendelse fra elev/foresatte/fullmektig. Virksomheten kan på forhånd oversende saksliste hvor innsynsbegjærer kan krysse av for hvilke saker det ønskes innsyn i. Overganger i grunnskolen Elevmappene i kommunen regnes som organspesifikke mapper, og kan dermed følge eleven ved flytting til annen skole i kommunen og ved overgang til ungdomstrinnet. Elevdokumentasjon vil i all hovedsak unntas etter § 13 i offentlighetsloven og § 13 1.ledd i forvaltningsloven. |