Utskriftsvennlig versjon

SvarInn

Formål

Denne prosedyren skal sette arkivtjenesten i stand til å håndtere innkommende post via SvarInn i ESA, informere saksbehandlere om bruken og oppmuntre til økende bruk av SvarUt og SvarInn i organisasjonen for å gi innbyggere og bedrifter et bedre og raskere tilbud, og samtidig fremme digital post som førstevalg.

Omfang/virkeområde

Alle saksbehandlere og arkivarer.

Ansvar

Ansvaret ligger hos Stab ved HR-sjef og arkivleder/arkivarer.

Hva er SvarInn?

SvarInn formidler brev til kommunen som tidligere har gått til Altinn, direkte til ESA. Forsendelsene legges i en samlesak. Arkiv flytter journalposten til rett arkivsak og ferdigstiller/klargjør den for saksbehandler. 

Hva er eDialog?

eDialog gir private og bedrifter mulighet til å sende dokumenter til kommunen på en sikker måte. Det vil si at innbygger kan sende dokumenter, også med sensitivt innhold, sikkert til oss. Innbygger kan gjøre dette på to måter:

Innbygger/bedrift starter en dialog med kommunen gjennom å åpne skjemaet eDialog fra hjemmesiden - her: https://www.alstahaug.kommune.no/edialog.468633.no.html.  Brevet vil gå til samlesak i ESA og arkiv vil sørge for at forsendelsen går til rett mottaker.

Innbygger/bedrift vil motta et brev fra kommunen som er sendt digitalt, og svarer på dette brevet via lenke i den digitale postkassen sin (digipost, e-boks eller Altinn). eDialog har da med seg informasjon om hvilken sak svaret skal knyttes til, og svaret fra innbygger/bedrift legger seg som journalpost på saken (og ikke i samlesak som i punkt 1). Journalposten vil få status M, og må søkes opp og kvalitetssikres av arkivet. Inntil arkivtjenesten har ferdigbehandler journalposten, og satt den i status J(journalført av arkivet), ber vi saksbehandlerne om ikke "tukle" med denne journalposten.

For de sin arbeider i arkivet

Det opprettes ny arkivsak (fordelingssak) for hvert år. Saksansvarlig: SVARINN - Esa SvarInn. Tilgangsgruppe: ARKIV

All post som kommer inn i fordelingssaken får status M. 

Før man endre noe flyttes journalposten over i en eksisterende sak eller ny sak. Når dokumentet er flyttet tileksisterende eller ny sak, kvalitetetssikres alle fane, bl.a. 

  • saksbehandler/kopimottaker(e)
  • vurdere avgradering
  • velg riktig status (J)

Fordelingssaken søkes opp hver dag, og journalpostene behandles og fordeles på ny eller eksisterende arkivsak. De midlertidige journalpostene kan også søkes opp i venstremargen under "journalpost" og søket "midlertidig journalpost".

Laster...