Glemt Passord?

Daglige post- og arkivrutiner

 

 

Utskriftsvennlig versjon

Alstahaug kommune har et felles postmottak som journalfører all elektronisk og papirbasert post.

Arkivforskriften fastsetter i § 1 plikt til å føre journal. I journalen føres all sakspost, også den som er unntatt offentlighet. Derfor skal journalen kun være tilgjengelig for autoriserte brukere.

For at all sakspost skal fanges opp i journalen er det vesentlig at saksbehandling ikke foregår via tekstbehandlingsprogrammer eller e-post. All saksbehandling skal derfor foregå enten i sak-/arkivsystemet eller i fagsystem. Hensikten med ensartede rutiner og felles saksbehandlingssystem er at alle dokumenter som tilhører samme sak skal være samlet og tilgjengelig i kommunearkivet.

Arkivet har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen.

Journalføring av dokumenter kan utføres på ulike måter.

Kvalitetssikring på høyeste nivå:

- Ta frem JP

- Sjekk adressat

- Sjekk tilgangskoder

- Sjekk om dokumentet er der, se etter vedlegg

- Sjekk klassering, - sjekk om saken er under behandling

 

Alle dokumenter som er unndratt offentlighet skal under journalføring sjekkes på strengeste måte. Eksempler:

- Elev/barn

- Personalsaker

- Klientsaker

- Barnevernssaker

- Startlån

- Kommunale boliger

- Økonomisk rådgivning

- Regnskapskontroller

 

Enkel kvalitetssikring

- Hak ut JP uten nærmere kontroll