Glemt Passord?

Unntatt offentlighet - lovhenvisning

Unntatt offentlighet - bruk av paragrafer

Hovedansvaret for offentlighetsvurdering og gradering av saker og dokumenter ligger hos saksbehandler. Arkivtjenesten kommer med forslag til graderingskode. Saksbehandler skal selv vurdere forslaget og eventuelt endre til riktig kode.

Hovedregelen for unntak fra offentlighet finnes i offentlighetslovens §2: Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov.

Alstahaug kommune praktiserer meroffentlighet, noe som betyr at kommunen i størst mulig grad skal tilstrebe offentlighet og allment innsyn i kommunens saksdokumenter. Allment innsyn skal derfor også vurderes for dokumenter der offentlighetsloven gir en mulighet for unntak.

Det er administrasjonssjefen som har det formelle ansvaret for praktisering av offentlighetsloven, det praktiske ansvaret er delegert til den enkelte saksbehandler. For at kommunens praktisering av offentlighetsloven skal bli så sikker som mulig, kan arkivtjenesten likevel gjøre en offentlighetsvurdering i forbindelse med journalføringen, og eventuelt foreslå unntak med henvisning til gjeldende lovverk. Saksbehandler plikter i et hvert tilfelle å vurdere offentlighet, og rette opp eventuelle mangler i journalen. På denne måten sørger kommunen for en god kvalitetssikring av praktiseringen av offentlighetsloven.

Alle unntak fra offentlighet må hjemles i lov.

Innsyn

Kommunen gir innsyn i postjournal etter reglene i offentleglova kapittel 2, §§ 3 -12. ESA produserer daglig en offentlig journal.

Administrative enheter som bruker fagsystem, for eksempel i Visma har ansvar for å produsere og tilgjengeliggjøre postliste, jfr reglene i arkivforskriften § 2-7, andre ledd:

"Er det ikkje mogleg å registrere eit dokument utan å røpe opplysningar som er undergitt lovheimla teieplikt, eller som allmenta elles ikkje kan krevje, kan det nyttast nøytrale kjenneteikn, utelatingar eller overstryking på den kopien eller utskrifta av journalen som allmenta kan krevje innsyn i. Heil utstryking av ei innføring kan berre nyttast dersom det er nødvendig for ikkje å røpe opplysningar som er undergitt lovheimla teieplikt."

Gradering

Ved unntak fra offentlighet skal det registreres graderingskode på saksnivå eller på journalpostnivå i sak- og arkivsystemet. Standard graderingskode er U (unntatt fra offentlighet).

Dersom arkivtjenesten er usikker på om et dokument skal unntas offentlighet, registreres graderingskode XX (midlertidig sperret). Saksbehandler påfører da den endelige graderingskoden i systemet.

Hjemmelsreferanser for å unnta dokumenter fra offentlighet

I tabellen nedenfor vises sentralt regelverk som ledere og saksbehandlere bruker for å unnta dokumenter fra offentlighet. Lovene finner du i sin helhet på Lovdata, ev. på https://www.rettsdata.no/ dersom du har tilgang. Du finner også en snarvei til Sivilombudsmannen sin hjemmeside her i tilfelle du har behov for å sjekke uttalelser fra denne instansen.

Forkortelser:

Bvl-Lov om barneverntjenester (barnevernloven) av 17. juli 1992 nr. 100.

Fvl.-Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10. februar 1967 nr. 00.

Hlsregl.-Lov om helseregistre og behandling av helseopplysninger (helseregisterloven) av 18. mai 2001 nr. 24.

Ofl.-Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av 19. mai 2006 nr. 16.

Sotjl-Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven) av 13.desember 1991 nr. 81.

GDPR???

     

 Det må sjekkes hvorvidt enheter som bruker fagsystem produserer postlister

UNNTAK:

Hjemmelsreferanse

 

… for saker som behandles etter rettspleielovene ----------jfr. Ofl. § 2

Henv. til Ofl. § 24 2.ledd

 

… for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt

Særlover går over fvl, men fvl kan i tillegg føres på.

 

Må henvise til aktuell lov i tillegg til offentlighetsloven.

 

1)noens personlige forhold

Ofl. § 13 jf. Fvl. §13, 1.ledd nr.1

 

Ofl. § 13 jf. Hlsregl. §15

 

Ofl. § 13 jf. Bvl §6-7

 

Ofl. § 13 jf. Sotjl §8-8

 

2)tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold av konkurransemessig betydning å hemmeligholde for den som opplysningen angår.

Ofl. § 13 jf. Fvl. §13, 1.ledd nr.2

 
 

… om sladding gir misvisende bilde av saken eller unntatte opplysninger utgjør vesentlige deler av dokumentet

Hele dokumentet kan unntas

 

Ofl. § 12

 

… for personalsaker

Ofl. § 25 1. ledd jf. Fvl. §13, 1.ledd nr.1

 

… for dokumenter utarbeidet:

Ofl. § 14

 

… for intern saksforberedelse

 

… av andre organer for intern saksforberedelse av :

Ofl. § 15

 

a) av et underordnet organ

 

b) av særlige rådgivere eller sakkyndige

Ofl. § 15

 

… for dokumenter som gjelder innhenting av dokumenter for intern saksforberedelse

Ofl. § 16

 

 

 

… Kan unntas pga dokumentets innhold:

     

 

… Offentliggjøring ville skade rikets sikkerhet, landets forsvar eller forholdet til fremmede makter/ internasjonale organisasjoner

Ofl. § 20 eller 21

 

… Er påkrevd av hensyn til:

Ofl. § 23 1. ledd

 

… økonomi-,lønns- eller personalforvaltning

 

… en forsvarlig gjennomføring av økonomiske rammeavtaler med

Off. § 23 2. ledd

 

… næringslivet

 

… fordi offentlighet ville motvirke offentlige kontroll- eller

Ofl. § 24 1. ledd

 

… reguleringstiltak eller andre nødvendige pålegg eller forbud,eller medføre fare for at de ikke kan gjennomføres

 

… Unntak for dokument i sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste (ikke søkerliste)

Ofl. § 25

 

… Unntak for dokument som inneholder anmeldelse, rapport o.a dokument om lovovertredelse

Ofl. § 24 2. ledd

 

… Eksamensbesvarelse el.l. prøve og innlevert konkurranseutkast e.l.

Ofl. § 26 1. ledd

 

… Utvidet unntak for andre dokumenter i en sak som kan gi misvisende bilde av denne, og hvor tidligere dokumenter er unntatt. Tilleggskrav om at samfunnsmessige eller private interesser blir skadelidende

Hele saken kan unntas

 

Ofl. § 12

 

… er påkrevd fordi offentlighet:

Ofl. § 24 3. ledd

 

… vil lette utføringen av straffbare handlinger og

 

… kan medføre påføring av skade på deler av miljøet som er særlig utsatt eller som er truet av utryddelse.

 

   

 

 

     

 

...Utsatt offentlighet i særlige tilfeller, kort unntakelse til saken er avgjort

Ofl. § 5

 

I tillegg benyttes også disse (sjelden) i kommunal forvaltning:

Begrenset, konfidensielt eller hemmelig etter sikkerhetsloven. H.h.v.kode B, K og H med rangering der B er lavest og H er strengest

Ofl. § 13 jf. Sikkerhetsinstruksen

Fortrolig og strengt fortrolig etter beskyttelsesinstruksen.

Ofl. § 13 jf. beskyttelsesinstruksen

H.h.v.kode F og SF med rangering der F er lavest og SF er strengest

De unntaksreglene som organet benytter skal beskrives i organets saksbehandlersystem. Anvendelsesområdet for unntakene (i venstre kolonne ovenfor) legges inn her i eget felt med samme navn. 

Lov:

§§:

Lovtekst/forklaring/Merknad:

Ofl.

§ 5

Utsatt offentlighet i særskilte tilfeller

Ofl.

§ 13, jf. fvl. §13.1

Unntak for opplysninger som er underlagt taushetsplikt i hht eller i medhold av lov

Ofl.

§ 13, jf. fvl. 

 
 

§ 14

Dokument utarbeidet for egen saksforberedelse

 

§ 15

Ved gransking

Ofl.

§ 18

Rettsaksdokument

 

§ 21

Nasjonale forvars- og sikkerhetsinteresser

Ofl.

§ 23

Kommunens forhandlingsposisjon

Ofl.

§ 23.2

Unntak av hensyn til økonomiske rammeavtaler med næringslivet

Ofl.

§ 23.2 jf. fvl. §19b

Bedrifters "tekniske innretninger, produksjonsmetoder, forretningsmessige analyser og berekninger og forretningshemmeligheter" bl.a. i kontraktsinngåelser med kommunen eller andre saksbehandlingsprosesser hvor kommunen kommer i kontakt med slik informasjon.

Ofl.

§ 24

Kontroll- og reguleringstiltak, dokument om lovbrudd m.m

Ofl.

§ 25

Dokument i sak om ansettelse/forfremmelse

Ofl.

§ 26

Eksamensbesvarelse og konkurranseutkast