|
Saksbehandler-rutiner Formålet med rutinene er å beskrive arkivrutinene for bruk av P360 ved Oppland fylkeskommune.
Formålet med rutinebeskrivelsene er å sikre at P360-systemet blir benyttet riktig, sett opp mot de faglige krav, pålegg, føringer og målsetting i prosjektet en enklere hverdag.
Rutinebeskrivelsene støtter den enkelte medarbeider i det daglige arbeidet ved å beskrive hva som skal gjøres i forbindelse med de ulike arbeidsoppgavene. Rutinene skal sikre en rask og sikker registrering, distribusjon, arkivering og gjenfinning av dokumenter i Oppland fylkeskommune. Dette skal være i henhold til vedtatte lover og forskrifter.
Systemansvarlig for P360 i Oppland fylkeskommune er Arkivsjef Grethe Stenberg
Bakgrunn
Offentlige organ plikter å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilde for samtid og ettertid, jfr. arkivlovens § 6.
P360 3.1 oppfyller de obligatoriske kravene som stilles i NOARK 4 standarden og systemet er godkjent av Riksarkivet.
Styrende dokumenter
• Sentral og lokal arkivplan med instrukser
• LOV om arkiv av 4. desember 1992, nr. 126
• Forskrift om offentlige arkiv av 11. desember 1998 nr 1193
• Riksarkivets bestemmelser av 1. desember 1999
• NOARK 4 – Norsk arkivsystem
• LOV om offentlighet i forvaltningen av 19. juni 1970 nr. 69 med endringer senest ved lov 10. januar 1997 nr. 7 og forskrifter mm til loven
• LOV om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967 med endringer sist ved lov av 26. juni 1998 nr. 46 med forskrifter
• LOV om behandling av personopplysninger av 14. april 2000 nr. 31
• Særlover
• Retningslinjer for bruk av e-post
Arkivet i Oppland fylkeskommune
Oppland fylkeskommune er definert som et arkivorgan. Det overordnede arkivansvar er tillagt Fylkesrådmannen. (Arkivforskrift § 1-1). Det operative arkivansvar – den daglige ledelse av arkivarbeidet er plassert hos arkivsjef. Definisjoner og beskrivelser
Dokument-typer
- I-inngående: Dokumenter med eventuelle vedlegg som mottas til Oppland fylkeskommune og som er arkivverdige, dvs danner grunnlag for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
- U-utgående: Dokumenter med eventuelle vedlegg som Oppland fylkeskommune produserer for ekstern utsendelse.
- FR-sak intern - Fylkesrådmannens delegerte vedtak bygd på N-notat
- FR-sak ekstern - Fylkesrådmannen delgerte vedtak bygd på utgående dokument
- S-saksfremlegg: Dokumenter som er knyttet til utvalgsbehandling.
- E-post inn: innkommet epost
- E-post ut: E-post sendt ut
- N-notat: Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som krever oppfølging og som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Ikke avskrevet N-notat fremkommer på restanseliste, N-notat skal avskrives, N-notat kommer med på offentlig journal.
• X-notat: Interne dokumenter som ikke krever oppfølging og avskriving. X-notat fremkommer ikke på offentlig journal.
Merk at interne dokumenter i P360 betyr dokumenter som kommuniseres mellom fagenheter og mellom fagenhet og skole.
Nye begreper
Med NOARK-4 er det innført nye begreper for dokumenthåndtering.
• Journalpost Erstatter tidligere begrep dokument
• Tilgangskode Erstatter tidligere begrep gradering
• Gruppe Erstatter tidligere begrep tilgangskode
Status saksnivå
R Reservert - Reservert for saksbehandler
B Behandles - Under behandling
A Avsluttet - Sak avsluttet
U Utgår - Saken utgår
X Saken er ikke gjenstand for oppfølging
AS - Avsluttet fra saksbehandler Status journalpost
Gjelder I-inngående dokumenter
• J Journalført
Standardverdi ved registrering av ny journalpost i arkivet. Når arkivet registrerer det inngående dokumentet gis journalposten status J. Journalposten vil deretter bli publisert på offentlig journale i henhold til tilgangskode og avskjermingsregler. Journalposter med status J vises umiddelbart i saksbehandlers liste over ubesvarte dokumenter. Dersom dokumentet skal fordeles av leder, utelater arkivet saksbehandlers initialer i journalposten. Journalposten vil da vises i lederens liste over dokumenter til fordeling. Saken kan avsluttes dersom samtlige journalposter i saken har status J og er avskrevet.
• A Avsluttet
Behandling av det inngående dokumentet er foretatt. Journalposten er avskrevet. Arkivar kan nå gi journalposten status A. Merk at dersom sakens dokumenter arkiveres elektronisk med godkjent filformat, må elektroniske dokumenter som er tilknyttet journalposten ferdigstilles status F for at journalposten kan oppdateres til status A.
• U Utgår
Kan benyttes i tilfeller hvor journalposten er feilregistrert. Journalposter med status U vises ikke i resultatlisten med mindre du ber om det. Journalposten beholder status U ved avslutning av sak. (Kun arkivet som kan sette saker og dokumenter til status U). Gjelder U-utgående dokumenter til ekstern adressat og N, X og S dokumenter til intern adressat
• R Reservert
Markerer at dokumentet som er registrert i journalposten er reservert for saksbehandler/leder.
• T Til godkjenning
Dokumentet er sendt på arbeidsflyt for godkjenning. Arkivet kan ikke endre journalstatus. Dokumentet godkjennes av den som har fått det på arbeidsflyt
- K Til kommentering
Dokumentet sendes til leder eller saksbehandlere for kommentering. Arkivet skal ikke endre status
- G Godkjent av den som har hatt dokumentet på arbeidsflyt - saksbehandler ekspederer deretter dokumentet
• F Ferdig fra saksbehandler / leder
Dersom dokumentet er kontrollert og funnet i orden av person som godkjenner, oppdateres journalstatus fra G til F av saksbehandler. Dokumenter som ikke underlegges prosess for godkjenning og er ferdigbehandlet oppdateres av saksbehandler fra R til status F, denne funksjonen må gjøres av saksbehandler. Deretter søker arkivet opp journalposten og oppdaterer fra F til J.
• J Journalført
STANDARDVERDI NÅR ARKIVET OPPRETTER JOURNALPOST. I papirbaserte arkiv mottas dokumentet i arkivet og journalposten opprettes med status J. I arkiv hvor elektronisk saksbehandling er integrert, etter at dokumentet er ferdig fra saksbehandler oppdateres journalposten i arkivet fra status F til J, eventuelt fra E til J. Eventuell avskrivning av inngående dokument utføres dersom saksbehandler ikke har utført dette i behandlingsprosessen før arkivet mottar det. Journalposten vil deretter inkluderes i den offentlige journalen i henhold til tilgangskode og avskjermingsregler. Status J kan gis av saksbehandler/leder om rettigheten er innført, noe den er hos dere, arkivering av inngående e-post.
• A Avsluttet
Arkivet markerer at registrering er avsluttet.
• U Utgår
Arkivet markerer at journalpost utgår og ikke settes i behandling. Status på elektroniske dokumenter (filene) Elektroniske dokumenter har også status. Når du oppretter har det status B (Behandles). Når du er ferdig med behandlingen og gir journalposten status F(Ferdig fra saksbehandler) oppdateres også status for de elektroniske dokumentene til F.
Du kan bare redigere elektroniske dokumenter mens de har status er B(Behandles). Elektroniske dokumenter har status F (Ferdig fra saksbehandler) i det arkivet foretar endelig journalføring og avslutning av journalposten.
Graderingskoder i P360
Dokumenter som skal unntas fra offentligheten må ha hjemmel i lov. Følgende § i offentleglova er mest brukt:
§12 - Opplysninger som er underlagt taushetsplikt for resten av dokumentet
§13 - Opplysninger som er underlagt taushetsplikt
§14 - Dokument som er utarbeidet for egen saksforberedelse (organinterne dokument)
§15 - Dokument innhentet utenfra for intern saksforberedelse
§23 - Unntak av hensyn til organet sin forhandlingsposisjon
§25 - Unntak for tilsettingssaker
§26 - Unntak for eksamenssvar og karakterer mm
§5 - Utsatt innsyn
Avskrivningsmåter
BI Besvarelse av et inngående dokument
BU Besvart med et utgående doument
TE Til arkiv
Tlf Besvart pr telefon – her kreves det i tillegg en kommentar
Rollebeskrivelser P360-systemet
Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet opererer med ulike roller. Disse er benyttet i brukergrensesnittet til DocuLive.
• Administrator: Med administrator menes de personer i Oppland fylkeskommune som oppretter og sletter saksbehandlere, brukere og fagenheter samt kvalitetssikrer den elektroniske dokumentflyten.
• Arkivar: Med arkivar menes de personer i Oppland fylkeskommune som åpner, registrerer, skanner, distribuerer, avskriver og arkivlegger dokumenter, oppretter, redigerer og avslutter saker, samt kvalitetssikrer den elektroniske dokumentflyten.
• Leder: Med leder menes den person som har det overordnede saksansvar for en fagenhet
• Saksbehandler: Med saksbehandler menes en person som kan behandle enkelt-dokumenter og/eller hele saker.
• Stedfortreder: Med stedfortreder menes en bemyndiget person som bl.a. har rettigheter til å fordele sak /dokument på vegne av leder. Fagenhetsleder utpeker bemyndiget person/stedfortreder for sin fagenhet.
• Møtesekretær: Med møtesekretær menes den personen som har ansvar for møteforberedelse, føring av protokoller mv samt andre sekretærfunksjoner i et utvalg/komite.
Tilgangsbegrensning internt
• Intern tilgang til journalposter i P360 kan styres gjennom feltet Grupper. Avhengig av dokumentformatet og avskjerming som er satt på sak og dokument, gir P360 alle eller noen av de ansatte i Oppland fylkeskommune tilgang til informasjonen i dokumentdatabasen. Alle som er registrert som bruker i P360 vil automatisk bli medlem av gruppen ALLE. • Eksempel på grupper:
Gruppe:
FAG
FORH
INNTAK
BARNEV
TAN
Dokumentflyt ved Oppland fylkeskommune
Oversikt over dokumentflyt og aktiviteter knyttet til bruk av p360 i Oppland fylkeskommune.
All post leveres til arkivet hvor den blir sortert og registrert. Arkivet ivaretar arkiv/dokumentasjon etter proveniensprinsippet (arkivmaterialets opphav).
Ved arkivet journalføres, skannes og arkiveres dokumentene. Arkivet fordeler dokumentene i P360 til fagenheten. Leder fordeler til saksbehandler som har ansvar for saksbehandlingen. Nye saker som opprettes av arkivet registreres normalt på Fagenhetsleder. Når saksbehandleren produserer et dokument, kan dokumentet ved behov sendes elektronisk til leder for godkjenning (saksgang). Lederen foretar rettelser/kommentarer på den elektroniske kopien og returnerer det godkjente dokumentet elektronisk tilbake til saksbehandler som sørger for underskrift og utsendelse. |